Privacyverklaring
Wat er met persoonsgegevens gebeurt, wie erbij kan en hoe lang het blijft staan.
1 Twee situaties, twee verantwoordelijken
Er zijn twee dingen die uit elkaar gehouden moeten worden. Deze website, waar u misschien het contactformulier invult: daarvoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. En een terrein dat met SIL werkt, waar chauffeurs en aannemers zich melden: daar is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij bepalen dan niet wat er met die gegevens gebeurt. Dat doet het bedrijf waar de poort van is.
Deel 2 gaat over de website. Deel 3 over het terrein. Deel 4 geldt voor allebei.
In het kort
Op deze website leggen wij alleen vast wat u zelf in een formulier invult en dat gebruiken wij om contact met u op te nemen. Er staan geen cookies en geen statistieken op de openbare pagina's. Op een terrein dat met SIL werkt bepaalt de klant wat er wordt vastgelegd en hoe lang. Wij draaien de software op een server in Duitsland en geven gegevens alleen door aan de partijen die hieronder bij naam staan. De datum onderaan is de datum van deze versie.
2 Deze website
Het contactformulier
Uw naam, uw bedrijf, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, het aantal vrachtwagens en het aantal bezoekers en aannemers per dag dat u invult en de taal waarin u de pagina las, zodat de bevestiging in diezelfde taal terugkomt. Wij gebruiken dat om contact met u op te nemen over SIL en voor niets anders. Laat u een e-mailadres achter, dan gaat daar een bevestiging heen dat uw aanvraag binnen is en verder niets: geen nieuwsbrief en geen tweede mail. Grondslag: de stappen die aan een overeenkomst voorafgaan, op uw verzoek. Het gaat naar niemand anders en het verdwijnt na 12 maanden.
De vraagknop van eerder
Op deze site stond eerder een vraagknop. Wat u daar voor een medewerker achterliet, halen wij dertig dagen na ons antwoord weg. Zonder antwoord gaat het na 12 maanden weg.
Uw ip-adres, kort
Er zit een rem op het formulier zodat niemand het eindeloos kan versturen. Daarvoor onthoudt de server uw ip-adres tien minuten en telt hoe vaak er vanaf dat adres iets binnenkomt. Daarna is het weg. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om deze website bereikbaar te houden en te voorkomen dat het formulier wordt volgeschreven. De webserver ervoor houdt daarnaast een gewoon toegangslogboek bij met ip-adres, tijd en opgevraagd adres. Dat wordt na veertien dagen automatisch gewist.
Geen cookies en geen statistieken
De openbare pagina's zetten geen enkel cookie en doen geen enkel verzoek naar een ander domein. Geen statistiekendienst, geen lettertype van buiten, geen script van iemand anders. Controleer het zelf in het netwerktabblad van uw browser. Daarom staat er ook geen banner.
Uw taalkeuze
Kiest u zelf een taal, dan blijft die keuze in uw eigen browser staan onder de naam sil-locale. Die gaat niet naar de server en er zit geen kenmerk in waaraan u te herkennen bent. Wist u uw browsergegevens, dan is hij weg.
Wat u moet invullen
Niets van dit alles is verplicht. Wilt u dat wij contact opnemen, dan hebben wij wel uw naam, uw bedrijf en een nummer of een adres nodig. Zonder die drie komt er geen aanvraag binnen en kunnen wij ook niet terugkomen op uw vraag.
3 Op een terrein dat met SIL werkt
Hier is het bedrijf waar de poort van is verwerkingsverantwoordelijke. Het bepaalt wat er wordt vastgelegd, hoe lang het blijft staan en wie erbij mag. Wij draaien de software. Wat wij daarbij wel en niet mogen, staat in de verwerkersovereenkomst.
Van een chauffeur
Naam, bedrijf, kenteken en het CMR-nummer van de vrachtbon. Daarbij het tijdstip van registreren, het tijdstip waarop de portier hem binnenliet en wie dat was, de plek die hij kreeg, het tijdstip van vertrek en of hij zichzelf heeft afgemeld. En de taal waarin hij de veiligheidsregels heeft afgetekend, met het tijdstip erbij, want dat is waar het aftekenen op berust. Geeft hij een telefoonnummer op, dan dient dat om hem op te roepen als zijn plek vrij is en voor niets anders. Doet hij de poortinstructie, dan bewaart SIL de uitslag als certificaat: naam, bedrijf, kenteken, de score, de taal, de dag van behalen en tot welke dag het geldt. Geeft hij daarbij een e-mailadres op, dan gaat het certificaat daarheen. Is het certificaat minstens zestig dagen geldig, dan gaat naar dat adres ook een keer een herinnering, een maand voordat het verloopt. Verder wordt dat adres niet gebruikt.
Van een aannemer
Daarbij het telefoonnummer, het nummer van zijn certificaat en de vervaldatum daarvan en bij welke firma en welke opdracht hij hoort. Zijn pasnummer staat gehasht in de database en is daar niet uit te halen.
Van een bezoeker
Naam, bedrijf, bij wie hij komt en op welke manier zijn identiteit is vastgesteld. Geen blijvende kopie van een identiteitsbewijs. Heeft de klant de identiteitscontrole aangezet, dan ook het soort document, het land, de naam zoals die op het document staat en de vervaldatum, gelezen op zijn eigen telefoon. Het documentnummer, de geboortedatum en het BSN bewaren wij niet.
Bij de identiteitscontrole
Zet de klant deze controle aan, dan leest de telefoon van de chauffeur, de aannemer of de bezoeker zelf de machineleesbare zone van zijn paspoort of identiteitskaart. SIL bewaart daarvan het soort document, het land, de naam zoals die erop staat en de vervaldatum. Het documentnummer bewaart SIL niet, ook niet als code. Nooit de geboortedatum en nooit het burgerservicenummer als los gegeven. Vraagt de vestiging daarbij om een foto van het gezicht, dan staat die foto tijdelijk in onze serveromgeving en verdwijnt hij bij het vertrek. Laat de vestiging het document alleen tonen, dan leest en fotografeert de telefoon het niet en neemt de portier alleen het soort, het land en de vervaldatum over. Heeft de vestiging ook de foto van het document aangezet, dan maakt de telefoon een foto van het document voor de portier. Die foto staat tijdelijk in onze serveromgeving en wordt verwijderd zodra de portier heeft beoordeeld en anders als de wagen vertrekt en uiterlijk na een dag. Wie de foto opent, staat in het logboek. SIL vergelijkt geen gezichten en stuurt geen foto naar een dienst voor gezichtsherkenning.
Bij een steekproef
Zet de klant de steekproef aan, dan legt SIL per registratie vast of die voor een controle is aangewezen en wat de portier daarbij noteerde: in orde, met bijzonderheden of niet gecontroleerd, met zijn notitie, zijn naam en de tijd. Dat hoort bij het bezoek en gaat met het bezoek weg.
Van een medewerker van de klant
Naam, e-mailadres, rol en vestiging. Het wachtwoord staat niet in de database: dat gaat door scrypt met een eigen zout per gebruiker.
En een logboek
Wie iemand binnenliet, wie een tank vrijgaf, wie een veiligheidsregel wijzigde en wie een account aanmaakte, met naam en tijd. Dat logboek maakt achteraf navraag mogelijk en is precies daarom niet te wijzigen vanuit de schermen. Alleen bij een wisverzoek haalt de beheerder de naam van die persoon uit de regels. De regels zelf blijven staan. Het legt vast wie iets doet. Wie de aanwezigheidslijst opvraagt komt er niet in te staan. Wie het logboek opent wel, hoogstens een keer per uur. Wie een rapport als bestand ophaalt ook. Opent iemand van ons de omgeving van de klant voor ondersteuning, dan staat dat er ook in, met naam en tijd.
Waar die gegevens vandaan komen
Meestal van de persoon zelf, bij het registratiepunt. Soms van zijn opdrachtgever: iemand daar leest de vrachtbonnen van een dag vooruit in en op zo'n bon staan de naam van de chauffeur, zijn kenteken en de vervoerder waarvoor hij rijdt. Bij een aannemer komen naam, telefoonnummer en certificaatgegevens vaak van de firma waar hij werkt, via een uitnodiging voor een opdracht. Bij wie ze precies vandaan komen, kunt u opvragen bij het bedrijf waar de poort van is.
Hoe lang het blijft staan bepaalt de klant zelf onder Beheer. Zonder keuze is dat 90 dagen. Wie nog op het terrein staat blijft staan, hoe lang dat ook duurt, want die hoort op de ontruimingslijst. Afgelopen bezoeken, aannemersgegevens, uitnodigingen, vrachtbonnen, doorgegeven aankomsten, meldingen en afgelopen opdrachten worden na die termijn automatisch weggegooid, elke nacht. Voor drie dingen geldt een eigen termijn.
Het logboek blijft minstens een jaar (365 dagen) staan, ook als de klant een kortere termijn kiest. Anders zou wie de sessie van een beheerder in handen heeft met een kortere termijn zijn eigen spoor kunnen wissen. Het ip-adres bij een inlogpoging gaat al na negentig dagen uit de regel. De regel zelf blijft.
Het certificaat van de poortinstructie blijft staan zolang het geldig is en daarna nog de bewaartermijn. Een certificaat dat geldig is tot en met 30 juni gaat bij een termijn van 90 dagen weg bij het opruimen van 29 september. Het gaat in elk geval weg zodra de dag van behalen vijf jaar (1830 dagen) plus de bewaartermijn achter ons ligt, wat de klant ook als geldigheid heeft ingesteld.
De sleutel waarmee een telefoon zich laat herkennen blijft staan zolang hij binnen de bewaartermijn nog is gebruikt. Is er een hele termijn niet mee geregistreerd, gerekend vanaf de laatste keer en anders vanaf de dag dat hij is gemaakt, dan gaat hij weg met alles wat erbij staat en wordt die persoon de volgende keer opnieuw met zijn document nagekeken. Haalt de klant de vestiging weg, dan gaan de sleutels meteen mee. Een firma in het adresboek van de klant valt buiten al deze termijnen: die blijft staan tot de klant haar zelf weghaalt en het aanspreekpunt dat eraan hangt dus ook. Weghalen kan zodra er geen opdracht en geen aannemer meer aan hangt.
4 Waar het staat en wie eraan komt
Een server in Duitsland
De software en de database draaien bij Hetzner Online GmbH in Neurenberg, Duitsland. Voor de site staat Cloudflare: die handelt het verkeer naar de site af en houdt aanvallen tegen en stuurt het verzoek daarna door naar onze server. Daar staat ook de versleutelde nachtelijke kopie van de database. En mijn.host, Nederland verstuurt de e-mail van SIL, zoals een uitnodiging voor een bezoeker of een link om een wachtwoord te herstellen. Die drie doen altijd mee. Zet de klant een module aan, dan komt er een partij bij. SIL verstuurt geen sms. De pushdienst van de telefoon (van Google, Apple, Mozilla of Microsoft) brengt een oproep met het scherm uit, als versleuteld bericht dat die dienst niet kan lezen. Microsoft of Google bevestigt wie er inlogt als de medewerkers van de klant met hun bedrijfsaccount inloggen. Met de koppeling stuurt SIL een melding van aankomst, binnenlaten en vertrek naar een adres van de klant zelf. Al deze partijen staan met naam in de verwerkersovereenkomst. Verder is er niemand: geen statistiekenpakket en geen lettertype van buiten.
Elke nacht een kopie
De server maakt dan een sluitende kopie van de database. Die kopie is alleen voor de beheerder leesbaar en wordt na 14 dagen weggegooid. Diezelfde kopie gaat versleuteld naar de opslag van Cloudflare, in een bak die vast op de Europese Unie staat, zodat een storing bij onze hostingpartij niet ook de kopie meeneemt.
Geen kentekens naar buiten
SIL vraagt bij geen enkel register iets op over een kenteken. Gevaarlijke stoffen en douane legt SIL vast zoals de chauffeur ze opgeeft, met de beoordeling door de medewerker van de klant. SIL beoordeelt die zelf niet.
Onderweg en op de server
Alles gaat over https met een certificaat van Let's Encrypt. De database en de kopieën op de server staan in een versleutelde opslag. De sleutel daarvan staat niet bij onze hostingpartij. Sessies, pasnummers en de sleutel van een registratie staan gehasht. Toegang loopt via accounts die de eigen beheerder van de klant aanmaakt, in vijf rollen. De server controleert die rol bij elk verzoek en niet het scherm.
Cookies, alleen achter de poort
sil_session voor een dienst van twaalf uur, sil_visit voor de registratie van een chauffeur, ook twaalf uur en sil_pass voor de pas van een aannemer, hoogstens een jaar. De server kijkt bij elk gebruik opnieuw of de pas, de opdracht, de instructie en de certificaten nog geldig zijn. In dat laatste staat geen naam en geen pasnummer, alleen willekeurige sleutels waaraan de server ziet dat dit zijn eigen telefoon is, hoogstens vijf, want iemand kan meer dan een pas hebben. Dat jaar gaat opnieuw lopen zodra hij hem gebruikt. Logt een medewerker van de klant in met zijn bedrijfsaccount, dan komen er twee kortlevende bij: sil_sso voor de tien minuten bij Microsoft of Google en sil_sso_stap voor vijf minuten als zijn account een tweede stap vraagt. Allemaal httpOnly en SameSite=Lax, allemaal nodig om in te loggen of de registratie te laten werken. Op de openbare pagina's staan ze niet. Daarnaast onthoudt de browser van een chauffeur na het registreren zijn naam, kenteken, vervoerder en telefoonnummer, zodat die de volgende keer al zijn ingevuld. Dat blijft op zijn eigen telefoon, gaat niet naar de server en verdwijnt met een tik op Niet uw gegevens. Op dezelfde manier onthoudt de telefoon van een aannemer zijn pasnummer, zodat hij het bij de poort niet opnieuw hoeft te typen. Een pasnummer alleen opent niets: de pas hoort bij de telefoon waar hij aan hangt.
Wat de software zelf beslist
Uw medewerker kan altijd ingrijpen en iemand alsnog met de hand inschrijven. De pas van een aannemer wordt bij het registreren automatisch geweigerd als zijn opdracht is afgelopen of nog niet is begonnen, als zijn veiligheidsinstructie is verlopen, als de klant zijn pas heeft geblokkeerd, of als zijn certificaat is verlopen en de klant heeft ingesteld dat dat tegenhoudt. Daar komt op dat moment geen mens aan te pas. Hij kan zich daarna wel bij de balie melden en de beheerder van de klant kan de blokkade of de datum aanpassen. Verder beslist de software niets: meldt een chauffeur gevaarlijke stoffen of douane, dan zet zij dat alleen op het scherm van de portier en beslist die zelf wat hij ermee doet. Er wordt geen profiel opgebouwd en er wordt niets over iemands gedrag afgeleid.
5 Wat u kunt vragen
U mag opvragen welke gegevens er over u zijn vastgelegd en daar een kopie van krijgen. U mag een fout laten verbeteren of aanvullen. U mag om verwijdering vragen, om beperking van het gebruik en om de gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gangbaar bestand mee te krijgen. En u mag bezwaar maken tegen gebruik dat op een gerechtvaardigd belang berust. Wij vragen voor niets van dit alles uw toestemming, dus er valt ook niets in te trekken.
Ging het om gegevens van deze website, vraag het dan bij ons. U hoort binnen een maand van ons. Ging het om een terrein waar u zich heeft geregistreerd, dan is het bedrijf waar die poort van is de plek waar u moet zijn. Wij helpen hen daarbij en beantwoorden zo'n verzoek niet zelf. Komt u er niet uit, dan kunt u klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
Vraagt u om inzage of verwijdering bij zo'n bedrijf, dan zoekt de beheerder daar op uw hele naam, uw hele kenteken of uw pasnummer wat er over u staat: uw bezoeken met alles wat eraan hangt, uw aannemerspas, uw certificaten, de sleutel van uw telefoon, uw tijdslots, doorgegeven aankomsten, uitnodigingen, vrachtbonnen en waarnemingen van uw wagen. Hij geeft u dat als bestand mee zonder de namen van zijn medewerkers en zonder de foto van uw gezicht of uw document, die verdwijnt met het bezoek. Op uw verzoek wist hij het in een keer. Een vrachtbon blijft daarbij staan zonder uw naam en kenteken. Een melding van een onveilige situatie blijft staan zonder uw contactgegevens. Wat het terrein op dat moment nog nodig heeft, wist hij niet. Staat u nog op het terrein of heeft u iets meegekregen wat nog niet terug is, dan blijft dat bezoek staan met wat eraan hangt. Een waarneming van uw wagen die de portier nog moet afhandelen blijft ook staan. Een vrachtbon houdt uw naam en kenteken als er nog niet definitief over beslist is, als de rit nog komt of als de bon bij een bezoek hoort dat blijft. Dat staat allemaal wel in het bestand. Het blijft staan tot het niet meer nodig is en de beheerder het verzoek nog een keer uitvoert. In het logboek blijft de regel dat er die dag iemand is binnengelaten, maar zonder uw naam.
Vragen over dit stuk gaan naar Solutions In Logistics, handelsnaam van Solutions In Logistics VOF, Springtij 5, 3312 WE Dordrecht, KvK 42159140, contact@solutionsinlogistics.com. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming. Uw vraag komt bij dat adres terecht. Wat er verder van ons bekend is, staat op het colofon.
6 Wijzigingen
Verandert er iets aan wat het systeem doet of aan wat wij ermee doen, dan verandert deze verklaring mee. De datum onderaan deze pagina is de datum waarop de tekst voor het laatst is gewijzigd. Die loopt mee met de tekst en niet met een uitrol.
Deze versie geldt sinds 4 oktober 2026. Dit stuk staat in het Nederlands en dat is de versie die geldt.