Verwerkersovereenkomst
Wat wij met de persoonsgegevens op uw terrein wel en niet mogen. Dit stuk hoort bij de algemene voorwaarden en geldt zodra u SIL in gebruik neemt.
1 Partijen en rollen
U bent verwerkingsverantwoordelijke: het is uw terrein, u bepaalt wie er binnen mag en wat u daarvan vastlegt. Solutions In Logistics is verwerker: wij draaien de software en verwerken die gegevens alleen voor u. Deze afspraken gelden zolang u SIL gebruikt en gaan boven eventuele andere afspraken over persoonsgegevens tussen ons.
2 Onderwerp, aard en doel
Waarvoor
Het registreren en afmelden van chauffeurs, bezoekers en aannemers bij een poort, het tonen van wie er op het terrein is, het aftekenen van de veiligheidsinstructie in de eigen taal en het samenstellen van een ontruimingslijst.
Hoe lang
Zolang u SIL gebruikt, plus de uitloop uit punt 8.
Wiens gegevens
Chauffeurs, bezoekers en aannemers die zich bij uw poort melden en uw eigen medewerkers die een account hebben.
Welke gegevens
Naam, bedrijf, kenteken, CMR-nummer, tijdstippen van aankomst en vertrek, toegewezen plek, taal van aftekenen en bij aannemers het telefoonnummer en het nummer en de vervaldatum van een certificaat. Bij accounts naam, e-mailadres en rol. Zet u de identiteitscontrole aan, dan ook het soort document, het land, de naam zoals die op het document staat en de vervaldatum. Het documentnummer bewaren wij niet. Vraagt uw vestiging daarbij om een foto van het gezicht, dan hoort die foto er ook bij. Die staat bij het bezoek en verdwijnt met dat bezoek. Zet u ook de foto van het document aan, dan verwerken wij tijdelijk een foto van het identiteitsbewijs, alleen voor de beoordeling door uw portier. Die foto wordt verwijderd zodra er beoordeeld is en anders bij vertrek en uiterlijk na een dag. Berichten tussen uw medewerkers en de chauffeur staan bij het bezoek en verdwijnen met dat bezoek. Bij aannemers ook het soort diploma en of uw medewerker het in het diplomaregister heeft gecontroleerd. Geeft een chauffeur een telefoonnummer op om opgeroepen te worden, dan ook dat nummer. Doet iemand de poortinstructie, dan de uitslag als certificaat, met het e-mailadres als hij dat opgeeft voor het certificaat en de herinnering. Laat iemand na een geslaagde identiteitscontrole zijn telefoon onthouden, dan de publieke helft van die sleutel met zijn naam, bedrijf, kenteken, telefoonnummer en de uitkomst van de controle. Zet u de steekproef aan, dan per registratie of die is aangewezen en wat uw portier daarbij vastlegde, met zijn notitie. Wij vergelijken geen gezichten en gebruiken geen biometrische herkenning. Wij bewaren geen blijvende kopie van een identiteitsbewijs.
Een volledig overzicht per soort persoon staat in de privacyverklaring.
3 Alleen op uw instructie
Wij verwerken deze gegevens alleen om de dienst te leveren en om u te helpen als u een vraag heeft. Niet om er zelf iets uit te leren, niet om er iets mee te trainen en niet om ze aan iemand anders te geven. Voor ondersteuning hebben wij een eigen account dat uw omgeving kan openen. Dat gebruiken wij alleen als u ons om hulp vraagt. Wat wij daarbij wijzigen staat met naam en tijd in uw logboek. Dat wij uw omgeving hebben geopend staat er ook in, een keer per twaalf uur per vestiging. Het ophalen van een rapport als bestand staat er ook in. Het openen van het logboek ook, hoogstens een keer per uur per account. Het alleen bekijken van de aanwezigheidslijst staat daar niet in. Wilt u precies weten wat wij hebben bekeken, dan bevestigen wij u dat op verzoek schriftelijk.
Verplicht een wet ons toch iets te doen, dan laten wij u dat vooraf weten, tenzij diezelfde wet dat verbiedt.
Iedereen bij ons die bij deze gegevens mag, is tot geheimhouding verplicht. Die verplichting staat los van deze overeenkomst en blijft gelden nadat zij is afgelopen.
4 Beveiliging
Toegang
Er is geen open registratie. Uw beheerder maakt de accounts aan en geeft ze een rol. De server controleert die rol bij elk verzoek en niet het scherm. Een sessie duurt twaalf uur en eindigt meteen als u iemands rol of wachtwoord wijzigt.
Opslag
Wachtwoorden gaan door scrypt met een eigen zout per gebruiker. Sessies, pasnummers en de sleutel van een registratie staan gehasht. Verkeer gaat over https.
Scheiding tussen klanten
Elke vestiging staat op zichzelf. Een beheerder van de ene vestiging komt niet bij de gegevens, de rapporten, de instellingen of de poortsleutel van een andere.
Rem bij mislukte pogingen
Na acht mislukte inlogpogingen gaat een account tien minuten op slot. Voor pasnummers en uitnodigingslinks geldt een eigen teller.
Back-ups
Elke nacht maakt de server een sluitende kopie van de database. Die kopie is alleen voor de beheerder leesbaar en verdwijnt na 14 dagen. Dezelfde kopie gaat versleuteld naar de opslag van Cloudflare, in een bak die vast op de Europese Unie staat, zodat een storing bij onze hostingpartij de kopie niet meeneemt.
Logboek
Elke handeling die iets wijzigt of iemand binnenlaat, komt met naam en tijd in het logboek. Dat logboek is vanuit de schermen niet te wijzigen en blijft minstens een jaar (365 dagen) staan, ook als u een kortere bewaartermijn kiest. Bij een wisverzoek van een chauffeur, bezoeker of aannemer gaat alleen zijn naam uit de regels, de regels zelf blijven. U kunt het downloaden.
5 Onze subverwerkers
Het zijn er drie. Hetzner Online GmbH, Neurenberg, Duitsland: daar draait de server en daar staat de database. Cloudflare: die handelt het verkeer naar de site af en houdt aanvallen tegen. Daar staat ook de versleutelde nachtelijke kopie van de database, in een bak die vast op de Europese Unie staat. En mijn.host, Nederland: die verstuurt de e-mail van SIL, zoals een uitnodiging voor een bezoeker of een link om een wachtwoord te herstellen.
Alleen als u een module aanzet, komt er een partij bij. SIL verstuurt geen sms, dus daarvoor is er geen partij. Met de oproep met het scherm uit brengt de pushdienst van zijn telefoon (van Google, Apple, Mozilla of Microsoft) het bericht, versleuteld zodat die dienst het niet kan lezen. Met inloggen met het bedrijfsaccount bevestigt Microsoft of Google wie van uw medewerkers inlogt. Met de koppeling sturen wij meldingen van aankomst, binnenlaten en vertrek naar een adres van u zelf: dat is geen subverwerker maar een doorgifte op uw instructie.
Verder is er niemand. Geen statistiekendienst, geen lettertype van buiten en geen script van een derde.
Een subverwerker krijgt van ons dezelfde verplichtingen over gegevensbescherming als in deze overeenkomst staan. Doet die partij haar werk niet goed, dan blijven wij tegenover u aansprakelijk alsof wij het zelf hadden gedaan.
Willen wij er een partij bij nemen, dan laten wij dat minstens een maand van tevoren weten. Heeft u er bezwaar tegen, dan mag u per die datum opzeggen zonder kosten.
Buiten de verwerking door de subverwerkers hierboven stuurt het systeem geen gegevens naar buiten. Kentekens gaan naar geen enkel register.
6 Als er iets misgaat
Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw omgeving raakt, dan melden wij dat aan u zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij ervan weten. Die termijn staat los van de 72 uur die u zelf heeft richting de Autoriteit Persoonsgegevens. Wat wij daarna nog te weten komen, melden wij u na.
In die melding staat wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt voor zover wij dat weten, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en wat wij eraan doen. Wij melden zelf niet bij de toezichthouder en niet bij de betrokkenen. Dat is uw afweging en uw melding.
7 Rechten van chauffeurs, bezoekers en aannemers
Vragen om inzage, correctie of verwijdering komen bij u terecht, want het zijn uw gegevens. Wij helpen u daarbij: onder Beheer zoekt uw beheerder op de hele naam, het hele kenteken of het pasnummer wat er over iemand is vastgelegd (bezoeken met alles wat eraan hangt, aannemerspas, certificaten, de sleutel van zijn telefoon, tijdslots, doorgegeven aankomsten en uitnodigingen), geeft dat als bestand aan de persoon mee en wist het in een keer. Het bestand bevat de gegevens zelf, zonder de namen van uw medewerkers en zonder de foto van het gezicht of het document, die verdwijnt met het bezoek. Wie nog op het terrein staat, staat wel in het bestand maar blijft staan, want die hoort op de ontruimingslijst. Na zijn vertrek voert uw beheerder het verzoek nog een keer uit. In het logboek blijft de regel staan, zonder de naam. Een firma uit het adresboek haalt uw beheerder weg zodra er geen opdracht en geen aannemer meer aan hangt. Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen wij het door naar u en beantwoorden wij het zelf niet.
Wij helpen u ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de toezichthouder, voor zover dat over onze software gaat.
8 Bewaren, teruggeven en wissen
Tijdens het gebruik
U stelt de bewaartermijn in onder Beheer. Kiest u niets, dan is dat 90 dagen. Wie nog op het terrein staat blijft staan, want die hoort op de ontruimingslijst.
Bij het einde
Uw omgeving blijft nog 30 dagen bereikbaar zodat u alles kunt downloaden wat u nodig heeft: de aanwezigheid, het logboek en de telling, als bestand voor Excel.
Daarna weg
U kiest wat er daarna gebeurt: wij verwijderen alles, of wij geven het eerst aan u terug in een bestand en verwijderen het daarna. Kiest u niets, dan verwijderen wij het na die 30 dagen. Verwijderen gaat in een keer: al uw vestigingen met hun bezoeken, aannemers, firma's, certificaten, sleutels, instellingen, accounts en logboek. Alleen de maandtellingen waarop de facturen berusten blijven staan en daar staat geen persoon in. De nachtelijke back-ups waarin het nog staat lopen binnen 14 dagen af en worden dan automatisch gewist. Op verzoek bevestigen wij schriftelijk dat het gebeurd is.
9 Controle
U mag ons vragen aan te tonen dat wij ons hieraan houden en wij geven dan de informatie die daarvoor nodig is. Wilt u een audit laten uitvoeren, dan kan dat elk jaar, aangekondigd, door een onafhankelijke partij die geen concurrent van ons is en die geheimhouding tekent. De kosten daarvan draagt u zelf, tenzij eruit komt dat wij ons er niet aan hielden. Die grens van een keer per jaar geldt niet na een datalek dat uw gegevens raakt, niet bij een concreet beveiligingsincident en niet als een toezichthouder erom vraagt: dan werken wij mee zodra u het vraagt.
10 Ondertekenen
Wilt u dit getekend hebben, vraag het dan aan via het contactformulier of op contact@solutionsinlogistics.com. U krijgt het als document terug met uw bedrijfsgegevens erin. Datzelfde adres is waar u een verzoek van een betrokkene of een vraag over dit stuk kwijt kunt.
Deze versie geldt sinds 4 oktober 2026. Dit stuk staat in het Nederlands en dat is de versie die geldt.